主な用語の説明】
(1)発起人の決定
発起人は、会社設立までの様々な手続きをすすめていく中心的人物です。
人数は1名以上いればよく、上限はありません。
定款に署名し、 1株以上の出資が必要となります。
基本的には代表取締役就任予定者が務めるのが普通でしょう。
(2)基本事項の決定
会社の目的、社名、事業内容、本店所在地、資本金の額、役員構成、
決算期などの会社の基本的な事項を決定します。
ここで決定されたことが次に作成する定款の土台となります。
(3)定款の作成
定款とは、会社の憲法とも呼べるもので、会社の活動はすべて
この定款にもとづいて行われます。
定款には、記載しなければ定款自体が無効となってしまうという意味で
記載する必要のある「絶対的記載事項」と会社法に一応の定めがあるが、
定款に記載することによってこれと異なる定めをすることのできる
「相対的記載事項」および「絶対的記載事項」「相対的記載事項」以外で
会社法に違反しない定めのできる 「任意的記載事項」があります。
絶対的記載事項の項目がひとつでも抜けていたり、違法であれば、
定款そのものが無効となります。
絶対的記載事項は以下の通りです。
・目的
何の事業を行うのかという会社の目的をまず定める必要があります。
なお、目的の書き方(表現の仕方)には一定のルールがあります。
たとえば「情報サービス」といった抽象的な表現は認められません。
必ず「コンピュータのソフトウェア開発」といった具合に業種を限定する
ことが必要です。
また、会社は定款で定めた事業以外を行うことができません。
そこで前述の例のような場合、下記のような記述にして業務の範囲を
広げておくのが一般的です。
例:コンピューターのソフトウェア開発
前号に付帯する一切の業務
・商号
商号とは会社のネーミングです。
商号の付け方にも、株式会社という文字を社名の前か後に入れること
といった一定のルールがあります。
前掲の「目的」の表現の仕方とあわせて、登記所の担当者と事前に
相談しておいたほうがいいでしょう。
・本店の所在地
本店所在地としては、最小行政区画(市区町村)までの記載で構いません。
(たとえば「東京都中央区」など)
・設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
会社法施行前は「会社の設立に際して発行する株式の総数」という
絶対的記載事項がありましたが、これが「設立に際して出資される価額
又はその最低額」に変更されました。
これは、設立時に出資される額と設立に際して発行する株式総数は
実際には関連性がないので、 設立時の発行株式数を定めるより設立時の
出資額を直接定めたほうがわかりやすいという理由によるものです。
・発起人の氏名または名称及び住所
発起人の氏名または名称と住所を記載します。
前述のように代表取締役に就任予定の者が発起人になるのが普通です。
なお、会社法施行前に絶対的記載事項であった、
「会社が発行する株式の総数(授権株式数)」、「公告の方法」は絶対的
記載事項からはずれています。
「会社が発行する株式の総数(授権株式数)」については、会社法では、
定款作成後に発起人全員の同意によって株式の割当方法を定めることを
認めていることから、授権株式数についても、当初の定款に記載せずに、
株式引受後設立前に発起人全員の同意(発起設立の場合)、または創立総会
の決議(募集設立の場合)により、定めることもできるとされています。
「公告の方法」については任意的記載事項になったので、定款に記載するか
どうかは自由ですが、その定めがない場合は官報による公告となります。
(4)定款の認証
定款の記載事項に間違いはないか、法令の強行規定や公序良俗、
会社の基本原則に違反しないかなどをチェックし、間違いのない定款で
あることを公証してもらう必要があります。
これが公証人による定款の認証です。
公証人とは、法務大臣に任命された公証人役場に所属する公務員です。
公証人は、法律事務の専門家であり、定款の認証はその役割のひとつです。
公証人役場は、設立登記を受ける法務局や地方法務局の管内に数箇所
ありますので、その管内(区域内)であればよいことになっています。
なお、定款の認証にあたっては、全発起人の印鑑証明書が必要です。
また収入印紙代4万円と、公証人手数料5万円が必要になります。
(5)出資金の払い込み
発起人は引き受けた株数に相当する金額を、銀行などの金融機関に
払い込みます。入金を確認した金融機関は株式払込金保管証明書を
発行してくれます。
募集設立の場合は、登記申請の際にはこの証明書が必要になりますが、
発起設立の場合は、証明書は不要であり、残高証明書で払い込みの証明
ができます。
出資金を払いこむ際には、払込取扱金融機関に次の書類を提出することが
必要です。
・認証済みの定款のコピー
・発起人全員の印鑑証明書
・株式払込事務取扱委託書(金融機関にあります)
・株式引受人名簿
・発起人規約(発起人会議事録または発起人決定書)
申請にあたっては株式払込事務取扱委託手数料(手数料は各金融機関で
異なるが出資金の0.25%程度)が必要になります。
(6)取締役・監査役の調査
出資金の払い込みが実際にあったか否かを取締役、監査役が調査します。
なお調査報告書は登記申請の際に必要になります。
(7)取締役会の開催
この取締役会で必ず決議すべき事項は以下の通りです。
・代表取締役の選出
・本店の所在地の町名・地番の決定(定款で最小行政区画の場合)
なお、取締役会開催後、速やかに決定事項を記載した議事録を作成します。
(8)設立登記申請
設立登記は取締役会で選出された代表取締役が、本店所在地を管轄する
登記所に申請します。
申請は原則として取締役・監査役の調査から2週間以内に行います。
設立登記に必要になるのは以下の書類です。
・設立登記申請書
・定款(謄本)
・登録免許税納付台紙
・払込金の残高証明書(募集設立の場合は株式払込金保管証明書)
・取締役・監査役の選任決議書
・取締役・監査役の就任承諾書
・取締役・監査役の調査報告書
・取締役会議事録
・取締役の印鑑証明書
・会社を代表する取締役の印鑑届書
OCR用申請用紙または登記用紙と同一の用紙(最近ではOCR用申請用紙を
使うほうが一般的です)
(9)諸官庁への届出
登記の完了をもって会社の設立となりますが、その後ただちに税務署などへ
提出すべき書類があります。
別紙の表に提出が必要な主な書類をまとめました。
なお、すべての必要書類を明記することはできません。
業種などによっても必要な書類は異なる場合がありますので詳細に
関しては、直接、各官庁へお問い合わせください。
有限会社について
会社法施行後はこれまでの会社類型が大きく変わりました。
もっとも大きく変わたのは、有限会社という概念を廃止し、株式会社に
一本化するということです。
会社法施行後は有限会社の新規設立はできなくなりました。
また既存の有限会社のうち、組織変更を行わない会社は、
「特例有限会社」として存続できます。
特例有限会社は「有限会社」という名前はついていますが、
会社法の下では正式には株式会社の一形態という扱いになります。
したがって会社法施行をさかいに「施行前の定義での有限会社」は
消滅することになります。
かわって登場するのが合同会社という形態です。
合同会社とはこれまでも認められていた合名会社や合資会社とともに、
会社法で新たに設立が認められる持分会社の一形態です。
米国ですでに普及しているLLC(Limited Liability Company)の日本版とも
いわれています。
