詫び状を書く前の確認事項
始末書と同様、詫び状を書く前にも、その準備として以下の点を確認しておきましょう。
詫び状の基本的なポイントと適切な準備
- 始末書や顛末書、念書、理由書などと違い、詫び状は自発的な意志で書くものです。
- 真正面から書くこと。 詫び状を書くにあたっては、自分もよくなかったが相手にも非があったではないか、という思いが確かにつきまといがちです。明らかに、相手のほうに非があると思える場合もあります。しかし、いったん詫び状を書くと決めたなら、自己弁護や言い訳、正当化の表現などは一切無視せねばなりません。自分が謝罪すべき点だけを見すえて、男らしく真正面から自分の非を認めて詫びる、というスタイルを貫くべきです。結果として、これが信頼回復につながる糸口を作り出します。
- 強調すべきは謝罪の言葉です。始末書と同様、詫び状も問題のいきさつや原因を書きますが、最も前面に出すべきところは、謝罪の心です。このお詫びするという気持ちをいかに相手に伝えるかが一番の鍵ですので、その他の事柄についてはくだくだしく踏み込んで書く必要はありません。
契約の不履行があった場合の詫び状
拝復 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたびは契約上の一部不履行のご指摘をいただき、さっそく当方担当者に確認しましたところ、まさにご指摘の通りでございました。ご迷惑の段、心からお詫び申し上げます。
初めてのお取引につき、私どもも万全を期したつもりでおりましたが、契約内容の一部が不履行のかたちで今日に至っていることは紛れもない事実であり、弁明の言葉なくただただ恥じ入るばかりでございます。
本日より担当者を改め、不履行事項につきましてはただちに実行に移すよう指示いたしました。遅きに失しましたが、以後二度とこのような不始末で貴社にご迷惑をおかけしないよう精進を重ねる覚悟でございますので、どうかご高配を賜りますよう、心からお願い申し上げます。
品違いの注文（発注）をした場合の詫び状
急呈 このたび、弊社からの発注品目において誤りがあり、お忙しいところ品物の交換をしていただくこととなり、貴社の皆様方に大変ご迷惑をおかけいたしました。心からお詫び申し上げます。
このたびの不手際は、担当者のうかつさに起因するもので、弁解の余地はなく、ただひたすら恥じ入るばかりでございます。
今後は、速やかにミスの発生を防止する体制を築き、二度と貴社にこのようなご迷惑をおかけしないようにいたします。また、後日、何らかのかたちでこの不始末の埋め合わせをさせていただく所存でございます。
まずは右、お詫びかたがたお礼申し上げます。 草々
平成○年○月○日
○○（株）営業部長 向井俊哉
○○（株）営業部長 江島貞利様
品違いの納品をした場合の詫び状
とり急ぎ申し上げます。
このたびは、ご注文いただいた商品を誤ってお届けするという不始末をいたしまして、大変ご迷惑をおかけいたしました。ただちに納め直しをさせていただきましたが、結果として、貴社の円滑な業務の進行を妨げることとなりました。ここに深くお詫び申し上げます。
このたびの不始末は、経験の浅い社員による単純なコンピュータ入力ミスが原因であることが判明いたしました。ミスが単純なものであっただけに、いっそう恥ずかしく存じます。今後は、社員教育を徹底し、このようなミスの防止のためのチェック体制を厳しくしていく所存でございますので、このたびのことは平にご容赦のほど、お願い申し上げます。 草々
平成○年○月○日
（株）○○支店長 野木浩介
（株）○○社長 毛利信二様
納品数に誤りがあった場合の詫び状
拝啓 時下ますますご清祥の趣、大慶に存じます。
このたびは、ご注文をいただいた商品の数量に誤りがあり、貴社に大変ご迷惑をおかけしました。不始末の段、心からお詫び申し上げます。
本件は、当社の入出庫業務ににおける単純なコンピュータ入力ミスが原因であると判明いたしました。社員教育の至らなさを露呈することとなり、ただ恥じ入るばかりでございます。今後は二度と同じ不始末を繰り替えなさないよう、徹底してミスを未然に防ぐための体制を厳重に強いていく所存でございますので、今後ともないとぞ変わらぬお取引を賜りますよう、衷心よりお願い申し上げます。
本来なら拝眉のうえご挨拶申し上げるべきところ、とり取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます。 敬具
平成○年○月○日
（株）○○代表取締役 荒川新太郎
（株）○○社長 倉木義正様
