始末書とは、不始末や事故、犯罪などを起こしたときに、それを詫び、二度と繰り返さないことを誓うために提出する文書です。
自発的に書いて提出する「詫び状」と異なり、始末書は、上司の指示があってから作成します。不始末をしたので、お詫びをしたいからと自発的に書く場合は、始末書ではなく詫び状になります。
始末書は基本的に、懲罰的な意味合いがあるものなので、自発的に書くのではなく、上司から作成するように指示をされてから書きましょう。
会社によっては、始末書の書式を用意している場合もありますが、ない場合はこういう書き方でなければいけないという定型のフォーマットや様式があるわけではありません。
ただ、書き方については、以下の５つのポイントを含むようにしましょう。
- 不始末の内容
- 不始末の原因や理由
- 反省とお詫び
- 不始末を繰り返さないという誓い
- 寛大な措置のお願い、または社内規定に従います等の表現
まず、この順番に、不始末に書くべきポイントを整理して、箇条書きにしてみましょう。その後、(1)から順番に文章につなげていけば、文章の流れがととのった始末書が書けるでしょう。
また、不始末の内容、原因、理由については、だらだらと詳細に渡って書くのではなく、事実関係のみを簡潔に書くようにします。
反省やお詫びの言葉も、長々と書けばよい印象を与えられるとか、罪が軽くなるとかいうものではないので、簡潔にまとめましょう。